Thủ tục hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội cho Doanh nghiệp năm 2023
Thứ Hai, 07:39SA 25/09/2023
Kế toán Hương Giang hướng dẫn các bạn Thủ tục tham gia Bảo hiểm xã hội 2023 cho Doanh nghiệp
Thủ tục đăng kí BHXH
Căn cứ theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, Quyết định 222/QĐ-BHXH và quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28 tháng 3 năm 2023 quy định cụ thể:
Lưu ý 1: Trước khi tham gia BHXH, BHYT, BHTN các bạn cần biết những đối tượng bắt buộc phải tham gia Bảo hiểm xã hội, tỷ lệ đóng, mức tiền lương đóng hàng tháng ...
- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng người sử dụng lao động phải đăng ký tham gia BHXH cho người lao động.
Chú ý 2: Người lao động ký từ 02 hợp đồng lao động trở lên với nhiều đơn vị khác nhau thì:
- Đóng BHXH, BHTN theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên,.
- Đóng BHYT theo hợp đồng lao động có mức tiền lương cao nhất.
Chú ý 3: Từ ngày 1/1/2021 thì DN không cần phải nộp thang bảng lương cho Phòng LĐTBXH nữa -> Những vẫn phải xây dựng thang bảng lương và lưu tại DN để giải trình khi có yêu cầu (ví dụ như giải quyết chế độ thai sản, giải trình số lao động tham gia BHXH ...)
I. Thủ tục đăng ký BHXH, BHYT, BHTN:
Thủ tục, hồ sơ khi:
- Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu.
- Điều chỉnh mức lương đóng BHXH, BHYT, BHTN.
- Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
-> Cụ thể như sau:
|
1
|
Tên thủ tục
hành chính
|
- Đăng ký tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN.
- Điều chỉnh mức đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN.
- Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT
|
|
1.1
|
Trình tự thực hiện
|
Bước 1. Lập, nộp hồ sơ
1. Người lao động làm việc tại Doanh nghiệp: Lập Mẫu TK1-TS nộp cho Doanh nghiệp.
2. Doanh nghiệp:
- Ghi mã số BHXH vào các mẫu biểu tương ứng đối với Người lao động đã được cấp mã số BHXH;
- Hướng dẫn người lao động lập Mẫu TK1-TS.
- Nộp cho cơ quan BHXH.
Bước 2. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.
Bước 3. Nhận kết quả gồm: Sổ BHXH, thẻ BHYT.
|
|
1.2
|
Thành phần hồ sơ
|
1. Người lao động:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
+) Trường hợp người lao động có 2 sổ BHXH do đóng trùng thì nộp:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
- Các sổ BHXH.
2. Doanh nghiệp:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT);
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
|
|
1.3
|
Số lượng hồ sơ
|
- 01 bộ
|
|
1.4
|
Nơi nộp hồ sơ
|
- Nộp cho cơ quan BHXH quận/huyện nơi DN đăng ký kinh doanh.
- Chi nhánh của doanh nghiệp đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.
|
|
1.5
|
Thời hạn giải quyết
|
Kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định:
- Trường hợp cấp sổ BHXH, thẻ BHYT mới không quá 05 ngày.
- Trường hợp tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất không quá 05 ngày.
- Trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ - BNN không quá 10 ngày.
- Trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ - BNN không quá 03 ngày.
- Trường hợp xác nhận sổ BHXH không quá 05 ngày.
- Trường hợp hoàn trả do đóng trùng BHXH, BHTN: không quá 10 ngày.
|
|
1.6
|
Hình thức nộp hồ sơ
|
Bước 1. Nộp hồ sơ
- Doanh nghiệp lựa chọn nộp hồ sơ bằng một trong các hình thức sau:
a) Qua dịch vụ bưu chính công ích;
b) Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.
c) Qua giao dịch điện tử đối với Doanh nghiệp: lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
Chú ý: Các bạn phải liên hệ với Cơ quan BHXH quản lý DN xem họ nhận theo hình thức nào thì phải làm theo hướng dẫn của họ nhé.
VD: Họ hướng dẫn nộp qua mạng điện tử, thì các bạn phải làm theo hướng dẫn của họ nhé.
Bước 2. Nhận kết quả giải quyết:
- Theo hình thức đã đăng ký.
|
II. Thủ tục hồ sơ cấp lại, đổi sổ BHXH, thẻ BHYT:
Thủ tục hồ sơ khi:
- Cấp lại, đổi sổ BHXH, thẻ BHYT.
- Gộp sổ BHXH.
- Điều chỉnh nội dung đã ghi trên Sổ BHXH, thẻ BHYT, cụ thể như sau:
Trình tự thực hiện:
Bước 1. Lập hồ sơ theo mẫu quy định bên dưới.
Bước 2. Nộp hồ sơ
1. Người lao động tham gia BHXH
- Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc.
2. Doanh nghiệp
- Kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.
Bước 3. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.
Bước 4. Nhận kết quả giải quyết gồm sổ BHXH, thẻ BHYT
Thành phần hồ sơ:
A - Đối với cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH:
+) Đối với người lao động:
1. Trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
2. Trường hợp gộp sổ BHXH:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS);
- Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).
3. Trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, quốc tịch, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH .
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
- Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng như sau:
a) Trường hợp thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quốc tịch: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và thẻ căn cước/ chứng minh thư/hộ chiếu.
b) Trường hợp người tham gia thay đổi nơi làm việc: Quyết định (văn bản) chứng minh địa điểm làm việc.
+) Đối với Doanh nghiệp.
- Xác nhận Tờ khai (TK1-TS) khi người lao động điều chỉnh thông tin nhân thân
trên sổ BHXH: thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận;
- Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS).
B - Đối với cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên thẻ BHYT:
1. Người lao động tham gia BHYT:
1.1. Trường hợp cấp lại thẻ BHYT do mất, hỏng; đổi thẻ BHYT do thay đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
Lưu ý: Người tham gia BHYT được thay đổi cơ sở đăng ký khám chữa bệnh ban đầu vào tháng đầu
1.2. Đổi thẻ BHYT do thay đổi thông tin về nhân thân, bổ sung mã nơi đối tượng sinh sống trên thẻ BHYT
a) Trường hợp thay đổi thông tin về nhân thân do người tham gia kê khai sai số với hồ sơ gốc: Hồ sơ kèm theo gồm một trong các giấy tờ sau:
- Chứng minh thư hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc các giấy tờ tùy thân có ảnh khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp như: Giấy xác nhận của Công an cấp xã hoặc giấy xác nhận của cơ sở giáo dục nơi quản lý học sinh, sinh viên ...
b) Trường hợp thay đổi thông tin về nhân thân do đơn vị kê khai sai số với hồ sơ của người tham gia:
- Cơ quan BHXH rà soát, thông báo và phối hợp với đơn vị điều chỉnh thông tin in trên thẻ BHYT.
2. Doanh nghiệp:
- Xác nhận Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ điều chỉnh thông tin nhân thân trên thẻ BHYT; đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận)
- Lập Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS).
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Cách thức thực hiện
1. Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH thông qua:
- Dịch vụ bưu chính công ích
- Hoặc giao dịch điện tử.
Trường hợp thực hiện giao dịch điện tử: Đơn vị lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.
2. Nhận kết quả giải quyết:
- Đơn vị nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc Trung tâm Phục vụ HCC các cấp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.
Thời hạn giải quyết:
1. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính,
dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH, điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc độc hại, nguy hiểm hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Trường hợp phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi NLĐ có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho NLĐ biết.
2. Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
3. Cấp lại, đổi thẻ BHYT:
+ Trường hợp thay đổi thông tin: Không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
+ Trường hợp không thay đổi thông tin hoặc người tham gia đang điều trị tại các cơ sở Khám chữa bệnh: trả trong ngày khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.
III. PHƯƠNG THỨC ĐÓNG TIỀN BHXH, BHYT, BHTN:
1. Đóng hằng tháng đối với các Doanh nghiệp:
- Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng.
- Doanh nghiệp trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định. ==> Chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
2. Đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần đối với:
- Đơn vị là doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm, theo khoán thì đóng theo phương thức hằng tháng hoặc 03 tháng, 06 tháng một lần.
- Chậm nhất đến ngày cuối cùng của phương thức đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH.
3. Địa điểm đóng BHXH:
- Đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của BHXH tỉnh.
- Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào thì đóng BHXH tại địa bàn đó hoặc tại Công ty Mẹ
Đăng bởi: Yến Nguyễn
Hãy nhấn Thích nếu thấy bài viết bổ ích để cổ vũ cho người đăng . Có bất cứ câu hỏi nào vui lòng gửi tại mục
bình luận, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi vướng mắc.